Vejledning til udstyrsdatabasen
Udstyrsdatabasen er et register over de IT-udstyrsgrupper, der er overgået til det nye koncept for central udstyrshåndtering i Aalborg kommune.
I august 2020 besluttede direktørgruppen at centralisere IT-udstyrshåndteringen. Et mål med centraliseringen er at styrke overblikket over IT-udstyr i hele kommunen. Det medfører et stærkere styrings- og datagrundlag for at optimere levetid, genbrugs- og gensalgspotentiale. Det medfører også at vi undgår en række økonomiske konsekvenser af ”forældet” udstyr. Et andet mål er vi kan udnytte stordriftsfordele i en ensartet og fælles opgaveløsning når det drejer sig om anskaffelse, opsætning, opdatering, indsamling og afskaffelse. Samtidig vil vi også kunne udnytte garantier endnu bedre.
På nuværende tidspunkt har vi registreret computere i databasen. På sigt er det målet, at udvide med tablets og mobiltelefoner.
I udstyrsdatabasen registrerer vi alle faser i IT-udstyrets levetid. Det vil sige fra indkøb til udstyret ikke længere er i brug i Aalborg Kommune. Registreringen indeholder oplysninger om udstyrets økonomi, alder, funktion og hvem der har brugsret til udstyret.
Ledere og udstyrskoordinatorer får et samlet overblik over hvilket udstyr de er ansvarlige for. Der er mulighed for at styre tildeling af udstyr til medarbejdere, og registrere dele-udstyr.
Hvert udstyr har en farvekode, der indikerer om udstyret kan fortsætte, skal udskiftes eller returneres.
- Når udstyret er markeret med grøn, skal der ikke gøres noget. Udstyret er indenfor den tidsramme, der er defineret som levetid for IT-udstyr i Aalborg Kommune.
- Når udstyret er markeret med gul, er det tid til en udskiftning. Ledere og udstyrskoordinatorer har opgaven med at afstemme hvilken udstyrsmodel, der passer til medarbejderens arbejdsopgaver.
- Når udstyret er markeret med rød, betyder det, at udstyret er forældet. Udgangspunktet er, at den gamle computer skal returneres til IT-Centret. Det kan ske på en af de lokationer, hvor der fysisk tilstedeværelse. Den gamle computer repræsenterer en værdi, og vil blive videresolgt, medmindre den har skader.
Vejledninger
For ledere og udstyrskoordinatorer - Sådan arbejder du i udstyrsdatabasen
For ledere – Sådan opretter og vedligeholder du bemyndigelser af udstyrskoordinatorer